Pierwszy pracownik często oznacza dla właściciela firmy ważny moment rozwoju. Pojawia się większa odpowiedzialność, ale też więcej formalności. Sama faktura sprzedaży i kosztowa już nie wystarczą. Przedsiębiorca musi zadbać o umowę, zgłoszenie do ZUS, listę płac, dokumentację pracowniczą, terminy składek oraz poprawne rozliczenie wynagrodzenia. Dobra organizacja od pierwszego miesiąca chroni firmę przed zaległościami i niepotrzebnym stresem.
Umowa musi zgadzać się z zakresem pracy
Zanim pracownik zacznie pracę, właściciel firmy powinien ustalić rodzaj umowy, stanowisko, wymiar etatu, wynagrodzenie i miejsce wykonywania pracy. Przy umowie o pracę pracodawca ma inne obowiązki niż przy umowie zlecenia. Różnice dotyczą składek, podatku, urlopu, czasu pracy i dokumentacji.
W księgowości ma to duże znaczenie. Od rodzaju zatrudnienia zależy sposób naliczania wynagrodzenia oraz obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego. Błąd popełniony przy wyborze umowy może prowadzić do korekt, dopłat i wyjaśnień. Dlatego przed podpisaniem dokumentów warto omówić plan zatrudnienia z osobą, która prowadzi rozliczenia firmy.
Dochodzi zgłoszenie pracownika do ZUS
Po zatrudnieniu pracownika firma staje się płatnikiem składek za kolejną osobę. Pracodawca musi zgłosić pracownika do ubezpieczeń w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Najczęściej służy do tego formularz ZUS ZUA.
Od tego momentu księgowość obejmuje nie tylko składki właściciela firmy, ale też składki pracownika. Trzeba rozliczyć ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne. Przy umowie o pracę część składek finansuje pracownik, a część pracodawca. Lista płac pokazuje te podziały i pozwala ustalić kwotę netto do wypłaty.
Lista płac staje się stałym miesięcznym obowiązkiem
Zatrudnienie pracownika wymaga przygotowania listy płac za każdy miesiąc. Dokument uwzględnia wynagrodzenie brutto, składki ZUS, zaliczkę na podatek dochodowy, koszty uzyskania przychodu, ulgę podatkową, potrącenia oraz wynagrodzenie netto.
W małej firmie łatwo zlekceważyć ten etap, zwłaszcza gdy pracownik otrzymuje stałą pensję. Mimo to każdy miesiąc może wyglądać inaczej. Urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, premia, nadgodziny albo zmiana etatu wpływają na rozliczenie. Właśnie wtedy przydaje się doświadczona księgowa dla małej firmy, która pilnuje danych kadrowych i płacowych w jednym procesie.
Firma musi prowadzić dokumentację pracowniczą
Pracownik oznacza także akta osobowe. Pracodawca gromadzi dokumenty związane z rekrutacją, zatrudnieniem, przebiegiem pracy i zakończeniem współpracy. W dokumentacji znajdują się między innymi dane pracownika, umowa, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, dokumenty urlopowe, informacje o czasie pracy i dokumenty płacowe.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy trzeba pamiętać o badaniach lekarskich i szkoleniu BHP. Te obowiązki nie należą bezpośrednio do księgowości, ale wpływają na dokumentację kadrową. Biuro rachunkowe może wskazać, jakie dokumenty dostarczyć i kiedy trzeba je uzupełnić.
Koszt pracownika to więcej niż pensja netto
Właściciel firmy często patrzy najpierw na kwotę, którą pracownik otrzyma na konto. Księgowość pokazuje pełny koszt zatrudnienia. Do wynagrodzenia brutto dochodzą składki finansowane przez pracodawcę, a czasem także dodatkowe koszty, na przykład badania lekarskie, szkolenia, wyposażenie stanowiska czy obsługa kadrowo-płacowa.
Znajomość pełnego kosztu pomaga ustalić budżet firmy. Przedsiębiorca może sprawdzić, czy przychody wystarczą na pensję, składki, podatki i inne zobowiązania. Taka analiza zmniejsza ryzyko opóźnień w płatnościach.
Terminy stają się bardziej wymagające
Po zatrudnieniu pracownika właściciel firmy musi pilnować większej liczby terminów. Chodzi między innymi o wypłatę wynagrodzenia, deklaracje i raporty ZUS, przelew składek, zaliczkę na podatek oraz dokumenty związane z nieobecnościami. Każde opóźnienie może wymagać korekty albo dodatkowych wyjaśnień.
W małej firmie jedna osoba często zajmuje się sprzedażą, obsługą klientów, zakupami i organizacją pracy. Kadry i płace dokładane do codziennych zadań szybko zabierają czas. Dlatego lepiej ustalić jasny obieg dokumentów: kiedy pracownik przekazuje zwolnienie, jak zgłasza urlop, kto zatwierdza premie i do którego dnia miesiąca dokumenty trafiają do księgowości.
Stała obsługa księgowa porządkuje zatrudnienie
Pierwszy pracownik zmienia sposób prowadzenia firmy. Przedsiębiorca zaczyna odpowiadać nie tylko za własne rozliczenia, ale też za wynagrodzenie, składki i dokumenty drugiej osoby. Im szybciej firma ustali zasady współpracy z księgowością, tym łatwiej uniknie korekt i zaległości.
Jeśli szukasz wsparcia w rozliczaniu zatrudnienia, sprawdź ofertę RARPIT. Biuro prowadzi księgowość, kadry i płace dla firm oraz pomaga przedsiębiorcom przejść przez formalności związane z rozwojem działalności, także wtedy, gdy zatrudniają pierwszego pracownika.
Materiał partnera
